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L'archivage électronique

La conservation, le traitement archivistique et la transmission des documents établis ou obtenus dans le cadre d'une activité et des documents administratifs concernant le traitement des affaires font partie intégrante d'une gestion opérationnelle et administrative durable.

Exigences

L'archivage doit satisfaire aux exigences suivantes:

  • l'intégrité des documents,
    ce qui signifie garantir l'authenticité et l'intégralité des documents, qui doivent ne pas pouvoir être modifiés ultérieurement sans qu'on puisse le vérifier;
  • la compréhension (fonction de documentation),
    ce qui signifie que l'archivage doit être organisé de manière à ce que les documents soient compréhensibles sur le fond;
  • la fidélité à l'original (structure et apparence);
  • l'authenticité (auteurs et origine);
  • l'accessibilité (lisibilité et reproduction si nécessaire).

S'il suffit de conserver les documents comptables pendant une certaine durée selon les prescriptions légales, l'archivage de documents dans les archives d'État et les Archives fédérales a lieu pour une durée illimitée. Dans ce contexte, on parle de sauvegarde à long terme.

Quelques bases légales de l'archivage électronique


En matière de comptabilité commerciale

En vertu de l'art. 957a, al. 5, du code des obligations (CO; RS 220), la comptabilité peut être établie sur support papier, sur support électronique ou sous toute forme équivalente. Il en est de même pour la conservation des livres (art. 958f CO).
L'ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico; RS 221.431) règle en détail les exigences de la comptabilité et de la conservation.
Lorsque les supports d'information sont modifiables (c'est-à-dire réinscriptibles), l'Olico fixe les conditions suivantes (art. 9 s.):

  • l'utilisation de procédés techniques qui garantissent l'intégrité des informations enregistrées (par ex. signature électronique) et le respect des prescriptions correspondantes;
  • l'utilisation d'un système d'horodatage (preuve non falsifiable du moment où les informations ont été enregistrées);
  • la consignation des procédures et des modes d'utilisation (protocoles et journaux de bord des connexions [log files]);
  • le contrôle régulier de l'intégrité et de la lisibilité.

Art. 957a B. Comptabilité

Art. 958f E. Tenue et conservation des livres

Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes

Art. 9 Supports d'information autorisés


Archivage des documents de la Confédération

L'archivage des documents de la Confédération (et d'autres personnes de droit public ou de droit privé exécutant des tâches fédérales) est régi par la loi fédérale sur l'archivage (LAr; RS 152.1). Elle règle notamment:

  • la valeur archivistique et d'autres notions centrales;
  • l'obligation d'archivage et l'accès aux archives;
  • l'organisation des Archives fédérales, et notamment leurs tâches.

Les dispositions d'exécution figurent dans l'ordonnance sur l'archivage (OLAr; RS 152.11). Celle-ci comporte notamment dans son annexe 2 une liste des institutions fédérales similaires et des établissements fédéraux autonomes qui archivent eux-mêmes leurs documents.

Loi fédérale sur l'archivage

Ordonnance relative à la loi fédérale sur l'archivage

Annexe 2


Directives et formats standard des Archives fédérales

En vertu de l'art. 5, al. 3, LAr et de l'art. 5 OLAr, les Archives fédérales sont chargées d'édicter des instructions sur le versement des documents qui règlent aussi les formats de fichiers standard à utiliser pour l'archivage électronique. Elles publient régulièrement à ce sujet une fiche sur les formats de fichiers adaptés à l'archivage, qui sont actuellement les suivants (version de janvier 2014):

  • «texte brut» (données texte non structurées)
  • PDF/A (documents Office)
  • CSV (tableaux)
  • SIARD (bases de données relationnelles)
  • TIFF (images matricielles)
  • WAVE (données audio)
  • MPEG-4 (données vidéo)

Art. 5 Gestion de l'information et tenue des dossiers

Art. 5 Modalités de l'obligation de proposer les documents et du versement des documents


Informations complémentaires

Documents numériques