Direkt zum Inhalt

Elektronische Archivierung

Zur nachhaltigen Geschäfts- und Verwaltungsführung gehört auch die sichere Aufbewahrung, Erschliessung und Vermittlung der im Rahmen der Tätigkeit erstellten oder erhaltenen Dokumente sowie der administrativen Unterlagen über die Geschäftsabwicklung.

Anforderungen

Ein Archiv hat die nachfolgend genannten Anforderungen zu erfüllen:

  • Integrität der Unterlagen
    Konkret bedeutet dies die Gewährleistung von Echtheit und Unversehrtheit der Dokumente. Die Unterlagen dürfen nicht nachträglich abgeändert werden können, ohne dass dies feststellbar wird.
  • Verstehbarkeit (genügende Dokumentation)
    Das Archiv muss so angelegt sein, dass die Dokumente inhaltlich nachvollziehbar sind.
  • Originalgetreue (Struktur und Erscheinungsbild)
  • Authentizität (Autorenschaft und Herkunft)
  • Zugänglichkeit (Lesbarkeit und nötigenfalls Reproduktion)

Während bei der Archivierung gemäss den gesetzlichen Vorgaben für die Buchführung die Aufbewahrung für eine begrenzte Frist genügen soll, erfolgt die Archivierung durch die Staatsarchive und das Bundesarchiv in der Regel für eine unbegrenzte Dauer. Man spricht in diesem Zusammenhang auch von der Langzeitarchivierung.

Einige Rechtsgrundlagen zur elektronischen Archivierung

Im Rahmen der kaufmännischen Buchführung

Gemäss Art. 957a Abs. 5 OR (Obligationenrecht, SR 220) kann die Buchführung schriftlich, elektronisch oder in vergleichbarer Weise geführt werden. Gleiches gilt für die Aufbewahrung der Geschäftsbücher (Art. 958f OR).
Die GeBüV (Geschäftsbücherverordnung, SR 221.431) regelt die Einzelheiten der ordnungsgemässen Buchführung und Aufbewahrung.
Für die Aufbewahrung auf veränderbaren Datenträgern (wiederholt beschreibbare Datenträger) setzt die GeBüV voraus (Art. 9 f. GeBüV):

  • Anwendung technischer Verfahren zur Gewährleistung der Integrität (z.B. digitale Signatur) und Einhaltung der entsprechenden Vorschriften
  • einen "Zeitstempel" (unverfälschbarer Nachweis des Zeitpunkts der Speicherung)
  • Dokumentation der angewendeten Abläufe und Verfahren (Protokolle und "Log Files")
  • Die regelmässige Überprüfung von Integrität und Lesbarkeit

Art. 957a B. Buchführung

Art. 958f E. Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher

Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher

Art. 9 Zulässige Informationsträger

Archivierung von Unterlagen des Bundes

Als Rechtsgrundlage für die Archivierung von Unterlagen des Bundes (und der mit Bundesaufgaben betrauten weiteren Personen des öffentlichen und privaten Rechts) dient das Bundesgesetz über die Archivierung (BGA, SR 152.1). Es bestimmt insbesondere:

  • die Archivwürdigkeit und weitere Grundbegriffe
  • die Archivierungspflicht und die Zugänglichkeit
  • die Organisation, insbesondere die Aufgaben des Bundesarchivs

Die Ausführungsbestimmungen dazu finden sich in der dazugehörigen Verordnung (VBGA, SR 152.11). Diese enthält im Anhang 2 insbesondere eine Liste der autonomen Anstalten und ähnlichen bundeseigenen Institutionen, welche ihre Unterlagen selbständig archivieren.

Bundesgesetz über die Archivierung

Anhang 2

Weisungen und Standardformate des Bundesarchivs

Das Bundesarchiv (BAR) ist gemäss Art. 5 Abs. 3 BAG und Art. 5 VBAG beauftragt, Weisungen über die Ablieferung von Unterlagen zu erlassen. Dies betrifft auch die Festlegung von Standard-Dateiformaten für die elektronische Archivierung. Das Bundesarchiv veröffentlicht regelmässig eine entsprechende Liste der archivtauglichen Dateiformate. Es sind dies aktuell (Juli 2014):

  • "Nur Text" (Text unstrukturiert)
  • PDF/A ("Office" Dokumente)
  • CSV (Tabellen)
  • SIARD (Relationale Datenbanken)
  • TIFF (Rasterbilder)WAVE (Audio)
  • MPEG-4 (Video)

Art. 5 Informationsverwaltung und Aktenführung

Art. 5 Modalitäten der Anbietepflicht und der Ablieferung für anbietepflichtige Stellen

 

Weiterführende Informationen

Digitale Unterlagen