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Modèle de calcul de l’utilité

Un modèle de calcul de l'utilité a été élaboré afin de déterminer l'utilité des projets de cyberadministration et comparer leur rentabilité.

Le modèle "Utilitas" de la société saint-galloise CSP SA, choisi à la suite d'un concours d'idées, a été utilisé pour la première fois en 2010 dans le cadre du controlling stratégique effectué auprès des organisations chefs de file. Les principaux résultats ont été intégrés dans les processus de gestion. Des informations détaillées sur les résultats figurent dans le rapport final suivant:

Kit Utilitas

Un moyen auxiliaire compact contenant tous les documents et bases de calcul nécessaires pour effectuer ses propres enquêtes est disponible dès à présent sous format Excel. Il s’adresse aux chefs de projet informatique et gestionnaires de programmes issus tant du secteur public que privé. Cet instrument peut être téléchargé et utilisé librement pour toute évaluation propre.

Le modèle "Utilitas"

Le modèle "Utilitas" se base sur une liste de questions posées à chaque organisation chef de file d'un projet prioritaire. La pondération des réponses diffère selon les questions. Lors de l'évaluation, ces réponses permettent ainsi de déterminer l'utilité qualitative et la rentabilité d'un projet et de les reporter dans une matrice.

Le positionnement des projets dans la matrice (A1-3, B1-3, C1-3) permet d'une part de comparer directement les différents projets entre eux. D'autre part, ces valeurs de positionnement servent de labels d'utilité (échelle Utilitas). Elles permettent aux intéressés de saisir d'un rapide coup d'œil les différents projets et offrent aux organisations chefs de file un instrument de communication.

	• 1: Utilité qualitative • 2: Rentabilité • 3: Analyse • 4: L'échelle Utilitas*
* Des composants de l'étiquetteEnergie ont été repris pour représenter l'échelle Utilitas. L'étiquetteEnergie est utilisée pour les appareils ménagers et les automobiles dans le cadre de la déclaration requise en Europe de la consommation d'énergie et d'autres caractéristiques d'un produit. (www.bfe.admin.ch/energieettikette/index.html).

Déterminer l'utilité de manière différenciée

En plus du label d'utilité attribué à chaque projet, les questions ont été groupées en fonction de cinq domaines principaux, en vue de déterminer de manière plus différenciée encore l'utilité d'un projet. Cette démarche doit permettre de mettre en évidence plus précisément les forces et les faiblesses de chaque projet.

Domaine principal	Signification concrète	Questions prises en compte
Modernisation/ image	Contribution visible à la modernisation et à l'amélioration de l'image publique de l'administration.	Disponibilité accrue Suppression des barrières Meilleure transparence Effet sur l’opinion publique
Incidences financières	Economies et profits en relation avec les coûts d'investissement et d'exploitation (si disponibles).	Profits / économies sur 4 ans – (investissements  + coûts d'exploitation sur 4 ans) = solde positif
Optimisation des processus	Amélioration / accélération des processus internes et externes à l'administration et diminution de la charge de travail.	Temps de traitement / efficacité de la transaction ; durée du processus Réduction du nombre de contact avec les autorités Déroulement entièrement automatisé Réutilisabilité des données
Amélioration de la qualité	Amélioration des résultats et de la qualité des données, meilleure disponibilité et amélioration de la convivialité.	Qualité des données Réduction des sources d'erreur Augmentation de la satisfaction de la clientèle Augmentation de la disponibilité
Prestation de base	Respect des prescriptions légales, pré-requis pour d'autres projets, conditions-cadres juridiques et organisationnelles.	Sécurité juridique Projets bénéficiaires Description du projet = condition préalable

 

Pour chaque projet, l'utilité du projet établie en fonction des différents thèmes principaux est représentée à l'aide d'un diagramme en étoile comme illustré ci-dessous:  

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